Prečo obnova zmluvy býva drahšia než jej podpis

Prvé podpisovanie zmluvy s novým dodávateľom sa spravidla deje s maximálnou opatrnosťou: porovnávajú sa ponuky, preveruje sa trh, rokuje sa o každej podmienke. Obnova tej istej zmluvy o dva alebo tri roky neskôr sa často odohráva úplne inak, rýchlo, s menšou prípravou, niekedy takmer ako formalita.

Presne v tomto rozdiele sa skrýva jedna z najdrahších, a najmenej viditeľných chýb v dodávateľských vzťahoch.

Prečo je obnova rizikovejšia, nie menej riziková

Dodávateľ, ktorý pripravuje obnovu zmluvy, má na svojej strane výhodu, ktorú pri prvom podpise nemal: presne vie, ako firma funguje, aké má objemy, ako veľmi je od neho závislá, a koľko by ju stálo prejsť k inému dodávateľovi. Táto znalosť sa premietne do pripravenej sekvencie, v akom poradí a akým spôsobom bude počas rokovania tlačiť na jednotlivé podmienky.

Firma na druhej strane vstupuje do obnovy so zotrvačnosťou, „veď sme spolu už roky spolupracovali“, ktorá sa ľahko zamení za dôvod nepripravovať sa rovnako dôkladne ako pri prvom podpise. Táto zotrvačnosť je presne to, na čo skúsený dodávateľ pri obnove spolieha.

Čo príprava na obnovu skutočne vyžaduje

Predovšetkým aktuálne dáta, nie tie spred troch rokov: celkový ročný objem u tohto dodávateľa, sezónne vzorce nákupu, skutočné náklady na prípadnú zmenu dodávateľa. Ďalej jasný ústupkový plán, teda vedieť vopred, ktoré položky ste ochotní pustiť a za akú protihodnotu, a v akom poradí ich ponúknete, pretože sekvencia ústupkov rozhoduje o tom, koľko napokon ustúpite celkovo.

Rovnako dôležité je mať vopred jasno v tom, kto z vášho tímu má pri stole rozhodovaciu právomoc a kto musí ešte konzultovať. Nejasnosť v tomto bode je presne to, čo skúsený dodávateľ využije na tlak priamo v miestnosti, keď vycíti váhanie.

Praktický záver

Obnova zmluvy si zaslúži rovnakú, ak nie väčšiu prípravu ako jej prvé podpísanie, pretože dodávateľ na druhej strane stola je v tomto momente pripravenejší než kedykoľvek predtým.